이수시스템, "디지털 기술 도입에 장벽을 없앤다"

늘 그렇듯이 기업에게 가장 필요한 것은 업무 효율성 제고다. 업무 과정에서 중복/낭비되는 시간을 줄인다면 빠르고 더 효과적인 결과를 얻을 수 있다. 이런 이유에서 많은 기업이 전사적 자원관리 시스템을 도입하고, 많은 업무를 자동화/전산화하고 있다. 그런데 이런 과정에는 작은 장벽이 있다. 새로운 시스템 사용을 위한 교육과 적응 과정이다. 디지털화한 업무방식은 기존의 아날로그 업무방식과 전혀 다르다. 일부 기업이 여전히 불편하고 복잡한 기존 시스템을 고집하는 이유도 여기 있다.

지난 2014년 4월 3일, 이수시스템(http://www.isusystem.com/)을 찾아, 그들의 업무 자동화 솔루션 중 하나인 AFP(Auto Form Processing, 자동 양식화) 솔루션에 관한 이야기를 들었다. AFP는 사용자에게 가장 익숙한 펜과 종이를 활용해 손으로 쓴 내용을 그대로 전자 문서화 해주는 솔루션으로, 디지털 펜과 특수 용지를 이용한 기술이다.

사실 하드웨어(디지털 펜) 기술 자체는 특별하지 않다. 디지털 펜으로 미세한 점이 인쇄된 특수 용지에 필기하면, 펜에 내장된 스캐너가 이 점을 통해 좌표를 읽는다. 이 좌표 정보는 펜에 저장돼, 태블릿PC나 PC 등과 유/무선으로 연결했을 때 종이에 쓴 내용을 전자 문서로 만드는 기술이다. 이 기술은 이미 교육 사업 등에 널리 쓰이고 있다. 즉, '레드오션'이다. 그래서 이수시스템은 이 레드오션을 벗어나 새로운 길을 택했다.

레드오션을 벗어나 독자적인 솔루션으로

실제로 이수시스템 조영대 차장은 금융권(보험 청약서, 은행 신청서), 병원(환자 기록철), 교육 사업 등에 이를 적용하려 했으나 여러 변수(법적인 요소 등)가 많고 경쟁도 심해 어려웠다고 말했다. 그래서 2~3년전부터는 공공기관이나 대기업의 설비/현장/조사/점검 업무 쪽으로 방향을 잡았다고 설명했다.

"디지털 펜 기술을 엔진이라고 한다면, 이 엔진으로 승용차를 만드느냐 트럭을 만드느냐의 차이입니다. 즉 기본 원리를 어떻게 활용하느냐죠. 최근 산업 현장은 태블릿PC나 PDA 등 디지털 기기를 도입해 현장 업무의 효율성을 높이는 추세입니다. 하지만 실제 현장에서는 도입률이 낮습니다. 빠른 속도로 발전하는 기술을, 사람이 따라가지 못하는 셈이죠"

이 AFP 솔루션은 별도의 교육 없이, 기존 업무 방식 그대로 쉽게 사용할 수 있는 점이 장점이다. 일반적인 업무 프로세스는 현장 업무 담당자가 점검표를 작성한 뒤 이를 사무실의 실무자에게 전달하고, 실무자는 이를 사내 시스템 등에 하나하나 입력한다. 이와 달리 AFP 솔루션은 사용자가 평소처럼 종이 점검표에 디지털 펜으로 체크하거나 수치를 손으로 쓰면, 펜이 인식(스캔)한 내용을 자동으로 전자문서화 할 수 있다. 상대적으로 업무 효율성이 높으며, 평소 하던 작업 방식을 그대로 유지할 수 있기 때문에 새로운 장비에 익숙해질 필요도 없다.

기업 맞춤형 솔루션

단순히 필기한 내용을 그림처럼 저장하는 것이 아니라, 이 수치를 텍스트로 변경한 뒤 회사의 ERP(전사적 자원관리) 시스템에 자동으로 동기화할 수 있다. 방법도 간단하다. 스마트폰과 블루투스로 연결해 실시간으로 정보를 전송하거나 크래들(충전 및 PC 연결용)에 디지털 펜을 올리기만 하면 종이에 쓴 내용이 텍스트화되고, ERP 시스템에 동기화된다.

"PDA나 태블릿PC와 비교하면 사용자 편의성에서 차별화할 수 있습니다. 새로운 디지털 시스템을 도입하더라도 사용자의 거부감이 적고, 자신이 하던 방식 그대로 업무를 수행하면 됩니다. 게다가 전체 업무량까지 줄어드니 사용자 입장에서 선호하는 솔루션입니다"

특징적인 부분은 '다양성'이다. 도표나 도면 등 복잡하고 다양한 내용까지 기록할 수 있어, 텍스트입력이나 체크 정도만 할 수 있었던 PDA와 비교해 활용도가 높다. 예를 들어 점검표에 공장 설비의 도면이 있다면, 이 도면의 특정 부분에 표시하는 것만으로 해당 부위의 이상 유무를 보고할 수 있다.

"주요 고객사 중 한 곳은 문서 양식이 팀마다 다르고 작업자마다 달라서, 실제로 쓰이는 문서는 약 600~700여 종에 이릅니다. 우리는 이 양식을 기업 맞춤형으로 표준화하는 작업도 수행합니다. 특히 기존에 제각각이던 데이터 양식을 표준화할 수 있기 때문에 이 자료를 바탕으로 그래프 등의 통계자료도 쉽게 만들 수 있습니다. 기업 맞춤형이기 때문에 앞서 소개한 것처럼 도면이나 도식도 입력할 수 있죠. 뿐만 아니라 점검표에 불량값을 입력하면, 자동으로 표시되도록 만들 수도 있습니다. 예를 들어 정상값을 20으로 설정해놓으면, 이보다 낮은 수치를 입력하면 전자 문서에 빨간 색으로 자동 검출됩니다. 과거 시스템이라면 사람이 일일이 확인해야 하는 일이죠"

공장 등의 생산 시설뿐만 아니라 지방자치단체나 공공기관에서도 이 솔루션을 도입한 사례도 있다. AFP 솔루션을 도입했던 한 정부부처는 원산지 단속에 관한 결과 보고나 위반 확인서 작성 등의 업무를 디지털 펜으로 기록했다. 이 정보는 스마트폰을 통해 실시간으로 본사 시스템에 전송된다. 기존에 쓰던 장비(PDA)보다 작고 가벼워 단속 인원이 휴대하기 편하다. 몇몇 지방자치단체에서는 급식아동관리 시스템이 이를 도입했다. 지자체에서 급식 서비스를 위탁받은 외주 업체가 아동의 출결을 체크하면, 이 내용이 지자체 담당 부서로 자동 전송된다. 이 밖에도 양식이나 점검표를 사용하는 현장이라면 어디에든 적용할 수 있다.

한 가지 기술이 등장하면 이를 바탕으로 비슷한 서비스가 수없이 등장한다. 이수시스템의 AFP 솔루션이 흥미로운 것은, 흔한 기술을 독자적인 방식으로 접근해 흔하지 않은 기술로 만든 점이다. 무엇보다 사용자에게 익숙한 시스템을 유지하면서도 디지털 시스템을 도입한 것과 같은 효과를 낼 수 있다.

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글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)

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