종이 서류가 사라진 사무실의 필수 솔루션, 전자결재

생산직 업무의 하이라이트가 제품 완성의 순간이라면 사무직 업무의 하이라이트는 서류가 결재되는 순간일 것이다. 사무원들의 정상과 아이디어로 내용을 채운 서류가 상급자의 승인을 통해 진정 효력을 발휘하는 순간이기 때문이다. 이 때문인지 사무실을 배경으로 한 1980~1990년대 영화나 드라마를 보면 이 서류 결재 장면을 통해 등장인물 사이의 갈등을 묘사하는 경우도 많다. 이를테면 상급자가 결재를 요구하는 부하직원에게 서류를 던지며 “이걸 서류라고 해왔어?”하며 화를 내는 식이다.

종이 서류 특유의 비효율을 최소화

하지만 시대가 바뀌었다. 일단 사내에서 처리하는 ‘서류’의 개념부터 바뀌었다. 예전에 서류라면 당연히 종이 서류를 의미했지만, 현대의 서류는 디지털 데이터로 이루어진 전자 문서를 의미하는 경우가 더 많다. 다만, 전자 문서가 본격적으로 본격적으로 보급이 되었음에도 불구하고 여전히 서류 결재의 광경은 변하지 않은 회사도 제법 있다. 전자 문서를 쓰긴 하지만, 결재는 결국 이를 프린터로 출력해 종이 서류로 만든 후에 상급자의 승인을 받는 식이다. 이는 특히 규모가 작은 중소기업에서 흔히 볼 수 있다.

하지만 이는 전자 문서의 특징을 생각해 볼 때 상당히 비효율적이다. 게다가 자원의 낭비이기도 하다. 어차피 결제가 완료된 문서는 또다시 디지털 데이터를 통해 외부에 공유되며, 상급자의 도장이 찍힌 출력한 종이문서는 버려지기 마련이다. 이런 비효율을 개선하기 위해 도입된 것이 바로 전자결제 시스템이다. 이를 이용하면 종이 서류를 출력할 필요 없이 화면으로 전자문서를 보며 결재를 완료할 수 있다.

그룹웨어와 결합해 효율성 높인 전자결재 시스템

다만, 단순히 종이 서류를 전자 서류로 바꾸는 정도라면 굳이 ‘시스템’이라고 할 것도 없다. 최근의 본격적인 전자 결재 시스템은 단순히 업무처리의 과정을 간소화 하고 시간의 낭비를 줄이는 것 외에도 다양한 기능을 제공한다. 이를테면 결재 내용을 팀원끼리 공유하거나 해당하는 업무의 진행 사항을 확인하는 등의 기능을 복합적으로 수행하는 종합적인 그룹웨어의 일부가 되고 있기 때문이다. 여기에 스마트폰과 같은 모바일 환경에서도 전자 결재를 지원하는 등, 다양한 플랫폼의 연동기능 역시 중시되고 있다.

지금부터 살펴볼 가비아의 하이웍스도 전자결재 시스템을 지원하는 대표적인 서비스 중 하나다. 참고로 하이웍스는 전자결재 외에도 기업용 메일, 일정관리, 주소록, 웹하드 등 기업의 업무 전반에 관한 기능을 지원하는 그룹웨어의 일종이기도 하다. 특히 주목할 만한 점이라면 해당 서류가 여러 상급자의 결재를 받아야 효력을 얻는 경우를 대비한 ‘병렬합의’, 혹은 단계별로 여러 번 결재를 받아야 하는 경우를 대비한 ‘순차합의’ 등의 옵션을 선택할 수 있다.

정보 공유 및 모바일 연동 기능 더한 하이웍스 기반 전자결재 시스템

또한 해당 사안에 관련된 팀원에게 메일이나 문자, 메신저 등의 다양한 방법으로 결재의 진행 상황을 공유할 수 있다는 점, 그리고 결재서류의 양식을 간단히 지정, 업무의 편의성을 높이거나 결제 일정 기록 및 통계를 통해 한층 체계적인 전자결재를 할 수 있는 것도 특징이다. 그 외에 안드로이드나 iOS와 같은 모바일 OS용 앱을 지원, PC 외에도 스마트폰이나 태블릿 등의 모바일 기기를 통해서도 서류를 확인하거나 결재가 가능해 시간과 공간의 제약을 줄일 수도 있다.

참고로 가비아 하이웍스 기반 전자결재 시스템은 4만원의 월 요금이 드는 유료 서비스다. 큰 기업이라면 그다지 부담이 되지 않는 수준이지만, 규모가 영세한 기업이라면 이 정도의 지출조차 줄이고 싶어할 수도 있다. 다음 시간부터 실제로 전자결재 서비스를 이용하는 과정을 살펴보며 편의성은 높은지, 그리고 이용 요금만큼의 가치가 있는지를 살펴보도록 하자.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)