하이웍스 전자결재를 위한 부가 기능 및 모바일 연동 살펴보기

입력 2014-11-07 18:54:00
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이전 기사(http://it.donga.com/19583/)에서 가비아의 그룹웨어인 하이웍스 기반 전자결재를 이용하기 위한 기본적인 이용방법에 대해 살펴봤다. 이번에는 좀더 자세히 들어가 각종 환경설정 및 모바일 연동 기능을 포함한 부가기능에 대해 살펴보자.

결재서류 DB 관리하는 통계 기능, 편한 결재를 위한 결재선 관리 기능

결재한 서류의 데이터에 대한 체계적인 확인 및 관리가 필요하다면 ‘통계’ 기능에 주목하자. 전자결재 항목의 하위 메뉴 중 하나로, 이를 통해 그 동안 자신이 받거나 올린 결재문서, 혹은 소속 부서에서 처리된 결재문서의 현황을 확인할 수 있다. 특히 출장 신청서나 지출 결의서와 같은 DB 문서의 경우는 해당 문서에 기재된 금액 등의 항목만 따로 합산된 결과값을 볼 수 있어 통합 관리에 도움을 준다. 참고로 통계 메뉴의 우측 하단에는 현재 보고 있는 결재문서의 현황을 엑셀파일로 저장할 수 있는 기능도 지원한다.



결재문서를 올릴 때 자주 이용하는 결재선이 있다면 이를 따로 지정, 지정해 두는 것도 가능하다. 전자결재 메뉴의 ‘결재선 관리’ 항목을 선택, 결재 대상 및 합의 대상, 그리고 수신 팀원 및 해당 문서를 열람할 수 있는 팀 등을 지정한 후 임의의 이름을 정해 저장해 둘 수 있다. 이렇게 결재선을 저장해 두면 다음 결재문서를 올릴 때 일일이 결재 대상을 지정할 필요 없이 편하게 결재선 지정이 가능하다.


문서 번호 편집 기능으로 좀 더 체계적인 결재문서 관리

그 외에 전자결재에 이용되는 문서 번호의 생성 기준을 사용자의 편의와 업무 내용에 맞게 설정하는 기능도 있다. 기본적으로는 등록자소속명 + 등록년월 + 일련번호의 형식으로 문서 번호가 생성된다. 예를 들어 기획 1팀에서 2014년 11월에 올린 첫 번째 문서라면 ‘기획1팀1411-0001’ 같은 문서 번호로 저장이 되는 것이다. 하지만 이런 기준이 업무의 특성에 맞지 않는다면 ‘문서 번호 선택(설정)’ 메뉴의 ‘자동설정’에서 제공되는 7가지의 양식 중 하나를 골라 각 항목의 순서를 바꾸거나 일부 항목을 생략한 상태의 문서번호가 생성되도록 할 수 있다.


만약 자동설정에서 제공되는 7가지 양식이 모두 맘에 들지 않는다면 ‘수동설정’ 탭으로 이동, 자신만의 방식으로 문서번호가 달리도록 지정할 수도 있다. 단순히 각 항목의 순서나 표시여부를 지정하는 것에 그치지 않고 이를테면 문서의 등록 년을 2자리로 표시할지, 아니면 4자리로 표시할 지의 여부라던가 일련번호를 2자리로 표기할지, 아니면 4자리로 표기 할지 등의 좀 더 세세한 설정이 가능하다.

진짜 서명 같은 전자결재 이미지 삽입, 알림 설정

우선 하이웍스의 전자결재용 문서에 표시되는 서명은 기본적으로 ‘결재’라는 문자에 빨간색 동그라미 도장이 찍히는 형태다. 물론 이대로 이용해도 그다지 문제 될 것은 없지만, 좀더 아날로그적인 느낌을 더한 개성 있는 전자서명 이미지를 등록할 수도 있다. 이는 특히 외부인에게 결재 문서를 보여줄 경우 한층 신뢰를 더할 수 있다.



전자서명 이미지를 등록하고자 한다면 우선 하이웍스 오피스 페이지의 우측 하단에 있는 ‘전자결재’ 메뉴를 선택한 뒤 ‘서명/알림’ 메뉴로 이동하자. 이곳의 ‘파일찾기’를 통해 사용자의 개인 서명 이미지를 등록할 수 있다. 개인 서명 이미지는 70 x 70 해상도의 이미지 파일(jpg, gif)을 추천한다.



서명/알림 메뉴에서는 전자서명 이미지의 설정 외에 문서의 결재 단계에 따라 SMS(문자)나 메일, 혹은 PC용 하이웍스 메신저를 통해 알림 메시지를 실시간 전송하도록 설정도 가능하다. 결재의 요청이나 취소 혹은 결재 완료와 같은 이벤트가 발생하면 관련 메시지를 실시간으로 받을 수 있다. 그 외에 결재 기간 하루 전에 미리 메시지를 받을 수 있는 등, 업무의 밀림을 방지하는 설정도 가능하다.

다양한 플랫폼을 통한 전자결재, 하이웍스 메신저 및 모바일 앱
최근의 그룹웨어는 다양한 형태의 기기에서 동일한 작업이 가능하도록 복수의 플랫폼을 지원하는 것이 추세인데 하이웍스 역시 마찬가지다. PC 환경에서는 기본적으로 별도의 소프트웨어 없이 웹브라우저를 이용, 하이웍스 오피스 관리 메뉴를 통해 업무를 처리한다. 하지만 다른 작업을 하면서 함께 하이웍스를 이용하고자 한다면 하이웍스 홈페이지를 통해 무료로 다운로드 받을 수 있는 ‘하이웍스 메신저’를 이용해 보는 것도 좋다.


네이트온이나 카카오톡과 같은 인트턴트 메신저와 유사한 감각으로 이용이 가능하며, 메신저내에 웹용 하이웍스의 기본 기능 대부분과 연결되는 인터페이스를 갖추고 있어 간편하게 업무를 볼 수 있다. 전자 결재 기능 역시 하이웍스 메신저를 통해 연결이 가능하며, 새로운 결재문서가 올라오면 이를 실시간으로 알려주는 기능도 갖췄다.



스마트폰이나 태블릿PC와 같은 모바일 기기에서 전자결재 업무를 보고자 한다면 하이웍스 모바일 앱을 이용하다. 안드로이드용 앱은 구글 플레이에서, iOS용 앱은 애플 앱스토어에서 무료로 다운로드 할 수 있으며, 설치하면 전자결재 기능을 비롯한 하이웍스 오피스의 주요 업무를 모바일에서도 볼 수 있으며, 메시지나 메일, 결재문서 등의 이벤트가 일어날 때마다 실시간으로 알림을 받을 수 있어 편리하다.


이 정도의 정보만 익힌다면 사무실에 종이 문서가 없는 전자결재 시스템을 도입, 누구라도 무리 없이 이용이 가능할 것이다. 다음 기사에서는 좀 더 다양한 전자결재 솔루션을 소개하며 각 서비스의 특징 및 적합한 환경에 대해 살펴보는 시간을 가질 예정이다.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)




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